Hjælpen er stadig ikke helt færdig - men det, der er på plads, er organiseret i følgende hovedgrupper.
TabelvinduerNår den røde lampe på Hjælp-knappen er tændt, følger hjælpen med, dvs viser hjælpen til lige netop det felt eller det vindue, du arbejder i. Hvis lampen ikke er tændt, kan den tændes med et klik
Aktører er betegnelsen for de eksterne personer, virksomheder, institutioner, foreninger osv. som dette museum eller arkiv eller noget af dets materiale har berøring med. Institutionens medarbejdere kan velsagtens optræde som eksterne aktører, men det skal i så fald være i aktiviteter, hvor de ikke repræsenterer institutionen.
Teknikken er, at aktørerne oprettes en gang for alle, med så udførlige oplysninger som det er muligt, og at man derpå tilknytter dem de øvrige oplysninger som deltagere. Deltagere kan både knyttes til de administrative begivenheder, der har med journaler, materiale, samlinger og bogsamlingen at gøre, og de kan knyttes direkte til materiale og samlinger. I alle tilfælde består tilknytningen blot af et opslag i listen med aktører samt en toleddet bestemmelse af den rolle, deltageren spiller.
Aktører er et af hovedvinduerne, som kan vises og skjules ved et klik i knappanelet - og tildeles en fast plads i vinduesopsætningen.
DMI: Aktører
ARKIBAS: Givere
Se også Liste
Hvis man har kendskab til begivenheder i aktørers liv, kan de beskrives her. Desuden er der mulighed for forskellige former for kategorisering og for litteraturhenvisninger.
Hvis der er virkelig mange oplysninger om en aktør, bør man overveje at oprette en samling og flytte oplysningerne over i den - aktørerne er først og fremmest beregnet til at være deltagere.
Se også Notat
Her skrives alle de oplysninger, der ikke passer i nogen af de andre felter.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Liste
Det er aldrig rigtig til at vide hvor mange adresser, telefonnumre, e-mail adresse osv man har brug for at knytte til en person eller institution. Enten fylder det en forfærdelig masse kostbar skærmplads uden at være til megen nytte eller også mangler man nogle af muligheder, man faktisk har brug for - medmindre man gør som her: Alle typer kontaktadresser samlet i en liste, hvor man kan angive typen (postadresse, telefon, fax, e-mail og web) og give en karakteristik, fx hjemmeadresse eller arbejdsadresse, og endelig selve adressen.
DMI: Adresser, der kun består af et bynavn, gemmes ikke hvis der er en anden adresse fra byen. Derudover gemmes alle adresser og deres karakteristik.
ARKIBAS: Giveres adresse og telefonnummer
Se også Tekst
Det helt centrale felt til at holde de forskellige aktører ude fra hinanden. Det kan anbefales at man er nogenlunde konsekvent i sin måde at skrive navnet på, altså om fornavnet eller efternavnet skal komme først.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Giveres navn
Se også Tekst
Her kan anføre en persons titel, hvis man kender den.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Findes ikke
Begivenheder benyttes til at holde en række egenskaber samlet, som beskriver en bestemt hændelse.
Egenskaberne, der kan tilføjes til begivenheder, går i følgende hovedtyper, som hver for sig er grundigere beskrevet andetsteds:
Dateringer
Stedsangivelser
Kategoriangivelser
Deltagere
Medarbejdere
Mål
Tekst
Nummer-henvisninger
Litteraturhenvisninger
Post-henvisninger
Web-henvisninger
Fil-henvisninger
DMI: Blandt andet forsikringer, deponeringer, konserveringer og placeringer.
Se også Opslag
Dette felt er kun tilgængeligt i administrative begivenheder, og kan i så fald benyttes til at bestemme, at oplysningerne kun må vises internt, dvs ikke eksporteres til internet, at adgangen er begrænset, dvs at oplysningerne kun må ses af medarbejdere med en eller anden form for skriveret, eller at oplysningerne er fortrolige og kun må ses af betroede medarbejdere.
Se også Ja / Nej
Her kan man kun vælge ja eller nej - ja bør vælges, hvis begivenheden er foregået på institutionen eller med institutionens medvirken, såsom en placering, en konservering, et køb eller udlån - og nej bør vælges, hvis begivenheden er noget, der er sket uafhængigt af institutionen, i det overordede objekts "eget liv". Grænsedragningen kan nok aldrig blive helt præcis, og oplysningerne bliver da også vist i samme vindue. Men der er et par forskelle: Kun administrative begivenheder kan tildeles begrænset adgang, fx så ikke alle og enhver kan se hvad der er betalt for et maleri. Og kun administrative begivenheder kan have medarbejdere ved institutionen tilknyttet.
Se også Opslag
Dette er en åben liste, hvor en lang række af de former for begivenheder, der forekommer i Arkibas og DMI allerede er tilføjet, men hvor det også er muligt at tilføje nye.
En enkelt af arterne er egentlig slet ikke en begivenhed, nemlig Karakteristik. Den bør benyttes til alle de beskrivelser af det overordnede objekt, som ikke indgår i en egentlig begivenhed. Hvad det er, kan naturligvis diskuteres. Fremstillingstidspunktet kan fx både placeres under Karakteristik og under Tilblivelse, så her er tommelfingerreglen at det kun placeres under Tilblivelse, hvis der også er andre oplysninger at tilføje til denne begivenhed. Henvisninger mellem poster tilføjes altid til Karakteristik, og mål - fx længde og bredde og højde - hører også naturligt til her.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Bogsamlingen er dels museets eller arkivets håndbogsbibliotek - med mulighed for at angive hvor bøgerne er placeret - og dels en mere generel litteraturliste, der kan rumme al litteratur, der måtte omhandle institutionens materiale og virke. Publikationer, der er en del af institionens primære materiale, kan naturligvis også indgå i bogsamlingen, men bør tillige registreres som materiale.
Teknikken er, at hver enkelt artikel eller bog kun beskrives en gang, og at man derpå med litteraturhenvisninger knytter an til en publikation og tilføjer sidetal og bemærkninger, der er specifikke for den enkelte henvisning.
Bogsamling er et af hovedvinduerne, som kan vises og skjules ved et klik i knappanelet - og tildeles en fast plads i vinduesopsætningen.
Se også Liste, Begivenheder
I dette tilfælde felt kan man tilføje alle former for begivenheder og egenskaber til en publikation, men i praksis vil det velsagtens især dreje sig om at holde styr på publikationers udgivelseshistorie eller om de er udlånt, samt opstilling og kategorisering.
Hvis der findes sekundærlitteratur om en bog eller artikel, kan henvisningerne oprettes her - inklusive sidetal og bemærkninger.
DMI: Decimalklasse og alternativ klassifikation (som bl.a. bruges til opstilling)
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Notat
Her kan man skrive alt det, der ikke passer ind i de øvrige felter.
Oplagte eksempler er værkets udgivelseshistorie eller en vurdering af værkets kvaliteter.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Alle oplysninger på nær decimalklassen skrives her, da der er brug for menneskelig intelligens for at fordele oplysningerne på de rigtige felter.
Se også Tekst
Forfatteren eller forfatterne til en bog eller artikel - eller redaktøren af et samleværk.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Tekst
Her skrives navnet på det forlag, der har udgivet publikationen. Eventuelle oplysninger om forlagets adresse og lignende (hvilket tit er relevant at skrive i forbindelse med lokalhistoriske skrifter fra små, ukendte forlag) må skrives under Bemærkninger.
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Tekst
Dette felt skal kun udfyldes, hvis der er tale om en artikel i et tidsskrift eller samleværk - og det er så titlen på tidsskriftet (inklusive årgang og nummer) eller samleværket, der skal skrives her.
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Tekst
Kan udfyldes med det internationale bognummer. Bemærk at bøger i serier ofte både har et nummer for det enkelte bind og et nummer for hele serien.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Tekst
Her angives titlen på publikationen, altså bogens titel, hvis der er tale om en hel bog, eller artiklens titel, hvis der er tale om en artikel fra et tidsskrift eller et samleværk - titlen på tidsskriftet eller samleværket angives under I publikation.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Tekst
Videnskabelige publikationer kræver ofte denne angivelse, da den af og til er nødvendig for at finde frem til udgiveren.
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Tekst
Da der ofte er tale om flere relevante årstal - forskellige udgaver eller flere bind udgivet over en årrække er dette felt et tekstfelt, så der er mulighed for at skrive mere end et enkelt årstal.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Se under Bogsamling.Bemærkninger
Se også Begivenheder
En datering består af selve dateringen, en angivelse af hvad det er der dateres, en dateringsmetode og bemærkninger.
DMI: Overføres uændret, hvor det findes
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Opslag
Dette er en åben liste, der angiver hvad det er der dateres. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen. Hvis dateringens art er Ukendt eller det samme som begivenhedens art, vises den ikke i standardvisningen af begivenheder.
Se også Opslag
Dette er ligeledes en åben liste, som naturligvis kun skal udfyldes når man har de relevante oplysninger.
Se også Dato
Selve dateringen kan skrives ganske som man plejer at skrive til mennesker. Når man afslutter ved at trykke Retur, prøver programmet at forstå det skrevne. Hvis det lykkes, skrives dateringen sådan som den fremover vil blive vist og feltets baggrundsfarve skifter fra rød til hvid, hvis dateringen er mage til den tidligere gemte datering, grøn hvis den er ny - eller i nogle tilfælde advarselsfarven gul. Hvis der er flere mulige tolkninger af det indtastede, vises en liste med kandidaterne, hvorfra man kan vælge. Det forekommer oftest i forbindelse med de navngivne perioder - bronze vil fx bringe listen op med alle de definerede underdelinger af bronzealderen. Hvis programmet ikke kan forstå det indtastede, vises det mere omstændelige indtastningsvindue Avanceret datering, hvor hver enkelt del af dateringen skrives i et felt for sig. Dette vindue kan også åbnes med et tryk på + over feltet - og er det eneste sted, hvor man kan indtaste klokkeslæt. Hvis man angiver en periode med start og slut, skal de to dele adskilles af ' - ' (et mellemrum og en bindestreg og et mellemrum).
Se også Begivenheder
En deltager består af en aktør, en rolle, og bemærkninger.
DMI: Deltagere
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Søgefelt
Skriv deltagerens navn - eller blot en del af det - og tryk retur for at se om det allerede er defineret i tabellen Aktører. Hvis det er, skifter feltets baggrundsfarve til hvid eller grøn. Hvis der er flere navne, der matcher det indtastede, vises de i en liste, hvorfra man kan vælge den rette aktør. Hvis aktøren ikke er defineret, åbnes vinduet Aktører, hvor man kan tilføje nye aktører. Dette vindue kan også åbnes ved at trykke på + over feltet.
Se også Opslag
Dette er en åben liste. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen.
Se også Opslag
I visse tilfælde findes der også nærmere specifikationer af rollen, fx en masse forskellige måder at være ansat på et skib, som vises i en liste for sig. Det skal snarest muligt erstattes af et træ.
Se også Begivenheder
Fil-henvisninger er henvisninger til billedfiler, tekstdokumenter osv, der allerede er tilføjet til tabellen Alle filer.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Tekst
Henvisningen kan indeholde en billedtekst, således at det samme billede kan have forskellig billedtekst, når det vises forskellige steder i systemet.
Se også Søgefelt
Skriv noget af filnavnet eller af filens beskrivelse og afslut med Retur. Hvis det ikke giver resultat, kan man vælge billedet visuelt ved at klikke på + over feltet.
Se også Opslag
Dette er en åben liste. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen. Hvis filhenvisningen er fra en materialepost, hvor selve det indkomne materiale er et fotografi, bør henvisningens art være Primært materiale.
En indkomstjournal er et velkendt begreb i arkivverdenen, men knap så kendt i museumsverdenen. Den består af alt det materiale der ankommer til institutionen samtidig og fra samme tilvejebringer. Den tildeles et nummer der består af et årstal - helst indkomståret - og et fortløbende nummer, som tilsammen sikrer at hver enkelt journal har et unikt nummer. Og der oprettes en administrativ begivenhed, der registrerer hvem der stod for modtagelsen, hvornår det skete, om materialet er købt, arvet, lånt osv og hvem man har det fra. Korrespondance med tilvejebringeren før og efter overdragelsen (fx forhandlinger og kvittering) kan også oprettes som administrative begivenheder, men så er det også slut: Den detaljerede beskrivelse af materialet foregår i materiale-vinduet, hvor hver post er knyttet til en og kun en journal.
Se også Liste, Begivenheder
Begivenheder, der relaterer sig til journalen, er så godt som altid administrative. Det drejer sig først og fremmest om hvornår og hvordan materialet er kommet i hus og hvem man har fået eller lånt eller købt det af. Desuden hører kommunikation med tilvejebringeren naturligt til her, hvad enten det drejer sig om forudgående forhandlinger eller om at der er sendt en kvittering for modtagelsen.
DMI: Se under Materiale.Begivenheder
ARKIBAS: Oplysninger om hvornår materialet er modtaget, af hvem og fra hvem samles her. Det samme gælder oplysninger om kvitteringer
Se også Notat
Dette felt bør benyttes til bemærkninger, der knytter sig til alt det materiale, der er indkommet på en gang, herunder ikke mindst hvis der gør sig særlige forhold gældende for modtagelsen af materialet.
Bemærkningerne er primært til intern brug på arkivet eller museet. De kommer hverken med på Internet eller på kvitteringer.
ARKIBAS: Ved konverteringen fra Arkibas vil dette felt ofte indeholde alle oplysningerne fra journaliseringen om det materiale, som journalen omfatter. I mange tilfælde mangler oplysningerne om hvor materialet stammer fra i registreringsdelen af Arkibas, og så kan disse oplysninger bidrage til at opklare mysterierne. Det kan være et omfattende arbejde at knytte alt materiale til de journaler, det rettelig hører til i, men det behøver heldigvis heller ikke at blive gjort straks.
Se også Tal
Journalnummeret sikrer sammen med journalåret, at alle journaler har et unikt nummer. For hvert år begynder nummereringen forfra ved 1 og fortsætter derfra op til et maximum på lidt over 2 milliarder. Det anbefales at foretage registreringerne i den rækkefølge materialet er kommet ind, således at journalnumre afspejler en kronologisk fremadskriden.
Journalnummeret skal udfyldes med et unikt, positivt tal. Det er altså hverken muligt at tildele journaler et negativt journalnummer eller at give to journaler fra det samme år det samme journalnummer.
Skabelonen indeholder to indstillinger for journalnummeret, Første ledige nummer og Højeste nummer + 1, som begge relaterer sig til et interval, man selv bestemmer. Man kan kun mærke forskel på de to indstillinger, hvis man har slettet journaler - så vil der blive huller i rækken, hvis man bruger Højeste nummer + 1, men ikke hvis man bruger Første ledige nummer.
Hvis man retter tallet, ændres baggrundsfarven til rød. Tryk retur for at kontrollere om tallet kan benyttes uden at der bliver dubletter. Hvis det er ok, ændres baggrundsfarven til grøn, ellers vises vinduet Find gyldigt nummer.
DMI: Journaler findes ikke
ARKIBAS: Overføres uændret
Se også Tal
Journalåret bør være det år, materialet er ankommet til arkivet eller museet. Hvis skabelonen er sat på Automatisk, skriver Basis det indeværende år, men der er også mulighed for at sætte skabelonen til at skrive et bestemt andet år - samt for at rette året bagefter i allerede oprettede poster. Disse muligheder bør benyttes, når man ikke er helt up-to-date med registreringen.
Journalår skal udfyldes, og det skal være mindst 1850 og højst det indeværende år.
Hvis man har ældre registreringer der ikke indeholder et journalår, kan man med fordel udvælge sig et bestemt år at tildele alle sådanne journaler, eventuelt suppleret med en beskrivelse i Bemærkninger-feltet af hvad dette specielle årstal betyder. Hvis beskrivelsen tilføjes skabelonen, skal den kun tilføjes en gang, og så slettes når alle de ældre registreringer er overført til Basis. Det anbefales at sætte en skæringsdato, hvorefter journalåret benyttes på normal vis - det er trods alt en vigtig oplysning hvornår man har fået materialet.
DMI: Journaler findes ikke
ARKIBAS: Overføres uændret
Se også Begivenheder
En kategoriangivelse består af selve kategorien, en angivelse af hvad det er der kategoriseres og bemærkninger.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Opslag
Dette er en åben liste. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen. Hvis kategoriens art er Ukendt eller det samme som begivenhedens art, vises den ikke i standardvisningen af begivenheder
Se også Søgefelt
Skriv kategoriens navn - eller blot en del af det - og tryk Retur for at se om det allerede er defineret i kategorilisten. Hvis det er, skifter feltets baggrundsfarve til hvid eller grøn. Hvis der er flere navne, der matcher det indtastede, vises de i en liste, hvorfra man kan vælge den rette kategori i det rette kategorisystem. Hvis kategorien ikke er defineret, åbnes vinduet Kategorier, hvor man kan tilføje nye kategorier og sørge for at placere dem rigtigt i hierarkiet. Dette vindue kan også åbnes ved at trykke på + over feltet.
Bemærk at der er flere, sidestillede kategorisystemer. Der er frit valg hvilket system man ønsker at bruge i hver enkelt situation, og det er både tilladt og generelet ønskeligt at tilføje flere kategoriangivelser indenfor hver sit system for at sikre flere søgeindgange. Via vinduet Kategorier eller Indstillinger-menuen kan man også vælge hvilke kategorier man primært ønsker at arbejde med, samt om hver enkelt kategorisystem skal vises med eller uden kode
Se også Begivenheder
Litteraturhenvisninger forbinder en post med en publikation i bogsamlingen og giver mulighed for at angive henvisningens art samt sidetal og lignende.
Se også Opslag
Dette er en åben liste, som pt er tom. Tilføj de de ønskede former for henvisninger ved at trykke på + over feltet - eller lad det stå tomt
Se også Søgefelt
Skriv noget af forfatterens navn eller titlen og tryk Retur. Hvis kun en publikation matcher, skifter feltets baggrund til grøn eller hvis, hvis der er flere publikationer at vælge mellem, vises de på en liste, og hvis slet ingen matcher, åbnes vinduet Bogsamling.
Se også Søgefelt, Bogsamling
Dette felt kan man ikke skrive i, det arves fra bogsamlingen. Men ved at dobbeltklikke i feltet kan man få vist netop denne publikation i Bogsamling-vinduet.
Når man tilføjer en ny litteraturhenvisning, skal man vælge hvilken publikation den skal knyttes til - og det gør man ved hjælp af forfatteren, titlen og eventuelt samleværk. Hvis publikationen ikke findes i bogsamlingen, kan man oprette den nødtørftigt ved at angive forfatter og titel.
Se også Notat
I dette felt kan man skrive oplysninger som kun gælder i denne litteraturhenvisning, fx hvilke sider i et generelt opslagsværk der beskriver det materiale, som litteraturhenvisningen er knyttet til, samt om forfatteren beskriver sagen korrekt.
Hvis flere publikationer indeholder oplysninger med relevans for posten, bør de hver især oprettes i bogsamlingen og knyttes til posten med hver sin litteraturhenvisning.
I loggen registrerer Basis alle ændringer, der foretages i databasen: Hvem der opretter nye poster og hvornår, hvem der sidenhen retter i dem og hvad der stod i hvert enkelt felt inden rettelsen, og endelig hvem der sletter poster. Alt dette giver forrygende muligheder for at omgøre enhver uheldig handling. I første omgang kun manuelt ved at kopiere den tidligere version af teksten fra loggen tilbage til det rette felt eller til en ny post magen til den slettede - men så snart datastrukturen ligger helt fast vil det også kunne gøres med et enkelt tryk på knappen Fortryd.
Se også Notat
Dette felt kan man ikke skrive i, det bruges af programmet til flere forskellige ting:
Se også Dato
Dette felt viser hvornår hændelsen fandt sted.
Se også Opslag
Indeholder standardiserede beskrivelser af om poster eller felter eller oprettet, rettet eller slettet.
Alle ændringer i databasen logføres, så det er muligt at se hvem der er ansvarlig for enhver ændring - og så det er muligt at omgøre de uheldige hændelser.
Se også Opslag
Her kan man se, hvem der er ansvarlig for hændelsen: Enhver medarbejder, der skriver i basen, er logget ind, og dermed ved Basis hvilket navn der skal knyttes til hændelsen.
Materiale er fællesbetegnelsen for alle de ting, arkiver og museer indsamler på forskellig vis. Materialetypen gør det let at holde de forskellige former for materiale ude fra hinanden.
Se også Liste, Begivenheder
De relevante begivenheder at skrive her er dem, der har med materialet eget liv uden for institutionen at gøre - fremstilling, brug, ødelæggelse - samt de administrative tiltag, institutionen har foretaget, såsom forsikringer, konserveringer og deponeringer.
DMI: Periode og andre dateringer, sted og registrantgruppe, materialets art, deltagere, museumsnummer, litteratur-, fil- og post-henvisninger. Indeholder dels oplysninger om tilvejebringelsen, som bør flyttes til Journaler.Begivenheder, og dels oplysninger om forsikring, konservering, placering og ind- og udlån. Registrantgruppe-oplysninger samt detaljerede materialetypeangivelser for nogle typer materiale.
ARKIBAS: Yderår, sted, decimalklasse-henvisninger, særnumre, negativnumre, registreringsnumre og serienumre
Se også Notat
Dette felt er beregnet til oplysninger til intern brug - det medtages ikke ved eksport til internet. Det drejer sig blandt andet om materialets status - køb, gave osv -, hvad det er værd og hvor det befinder sig.
DMI: Status, Klausul og Placering. Hvis der ved konverteringen er oplysninger, der ikke er i det forventede format, tilføjes de ubearbejdede oplysninger her.
ARKIBAS: Status, Klausul og Placering. Hvis der ved konverteringen er oplysninger, der ikke er i det forventede format, tilføjes de ubearbejdede oplysninger her.
Se også Notat
Dette felt er beregnet til den generelle beskrivelse af materialet, mens de tekniske detaljer bør placeres i Teknisk beskrivelse. Den hidtidige praksis viser, at det er dette felt, man først prøver at søge i, når man skal finde noget, så vær omhyggelig med at skrive så meget som muligt her.
DMI: Flere forskellige felter fra hver af materialetyperne.
ARKIBAS: Indhold
Se også Tal
Dette nummer tildeles automatisk fra 1 og opefter, når posten oprettes, således at hvert stykke materiale har et unikt nummer bestående af journalår, journalnummer og løbenummer. I skabelonerne kan man vælge om den automatiske tildeling af løbenummer skal være Højeste nummer eller Første ledige nummer +1 indenfor et interval.
Man kan skrive et andet tal i feltet, og så vil baggrundsfarven være rød indtil man trykker Retur: Det medfører at Basis undersøger om det skrevne nummer er ledigt. Hvis det er, skifter baggrundsfarven til lysegrøn, hvis ikke vises vinduet Find gyldigt nummer, hvor man kan få vist ledige numre inden for et valgt interval.
DMI: Findes ikke
ARKIBAS: Overføres uændret, hvis det findes og ikke giver dubletter
Se også Opslag
Giver en første grov bestemmelse af materialets art. For overskuelighedens skyld er mulighederne reduceret til to niveauer, et overordnet såsom genstand eller arkivalier
Den præcisere bestemmelse af materialets art skal oprettes som kategorisering.
DMI: Forskellige felter i de forskelige typer materiale
ARKIBAS: Signaturer
Se også Tekst
Her kan man give et kort beskrivende navn på materialet.
DMI: Betegnelsesfeltet fra hver af materialetyperne
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Liste
I dette felt kan man se hvilke samlinger materialet er tilknyttet. En samlingstilknytning med * foran er primær - det er den museumsnummeret refererer til. Materialet kan kun knyttes primært til en samling, men derudover til så mange samlinger man måtte ønske. Hvis materialet har været udstillet, er udstillingen således en samling, som materialet bør knyttes sekundært til. Den samme proces kan med fordel benyttes mens man planlægger udstillingen.
Tilknytning til samlinger er ikke ensbetydende med valg af fysisk placering af materialet - man kan godt placere materialet i en bestemt samling, men man også lade være. Materialet beholder under alle omstændigheder sin unikke kombination af journalår, journalnummer og løbenummer. Og der er mulighed for at angive en placering for hvert enkelt stykke materiale. Det afgørende er således udelukkende, om netop dette materiale har relevans for den person eller institution eller lokalitet eller sag eller udstilling, som samlingen omhandler. Hvis materialet er et brev fra A til B, der omtaler C, kan det således med rimelighed knyttes til hver af de tre samlinger, der omhandler A, B og C .
Det er kun samlinger, der vises på Internet - med alt det materiale der er knyttet til dem. Materiale uden samlingstilknytninger vises derfor aldrig på Internet.
DMI: Sager, arkivfonde og udstillinger
ARKIBAS: Arkivfonde
Se også Begivenheder
Disse poster består af en af institutionens medarbejdere, en rolle, og bemærkninger, og kan kun knyttes til administrative begivenheder.
DMI: Overføres uændret, hvor det findes
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Opslag
Vælg medarbejderen ved navn fra listen over samtlige nuværende og tidligere medarbejdere.
Se også Opslag
Dette er en åben liste. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen.
Se også Opslag
I visse tilfælde findes der også nærmere specifikationer af rollen, som vises i en liste for sig. Det skal snarest muligt erstattes af et træ.
Se også Begivenheder
Der findes en række forskellige former for mål: Mængdemål er blot angivelser af hvor mange enheder, alle de øvrige omregnes også til et metrisk grundmål, så det er muligt at søge efter fx længder, uanset om de er angivet i tommer eller centimeter.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Tal
Her skrives målet - benyt komma til kommatal - og se det straks omregnet til grundenheden.
Se også Opslag
Dette er en åben liste med forskellige måleenheder indenfor den valgte hovedtype. Klik på + over feltet for at tilføje eller rette måleenheder - og husk at give dem en omregningsfaktor. Feltet er ikke tilgængeligt når måltypen Mængde er valgt.
Se også Opslag
Dette er en åben liste, der viser forskellige former for mål indenfor den valgte hovedtype.
Se også Opslag
Dette er en lukket liste med hovedtyperne af mål.
Se også Begivenheder
Der er mange tilfælde, hvor der er brug for at knytte et ekstra nummer til en post. Det kan være negativnummeret til et fotografi, det kan være et gammelt nummer på en samling, et journal- eller sagsnummer fra en anden institution, et forsikringspolicenummer, og mange andre ting. Alle disse numre er her samlet et - med behørig angivelse af hvad det er for en type nummer, der er tale om. Der er desuden indbygget lidt logik I programmet til at sikre, at numre I en serie er unikke - eller endog holde et museumsnummer up to date, selvom samlingen eller materialet skifter nummer.
DMI: Ved konverteringen fra DMI er det af og til nødvendigt at ændre samlingers eller materiales numre for at overholde Basis' principper og undgå dubletter - og så bliver de oprindelige numre skrevet som nummer-henvisninger.
ARKIBAS: Ved konverteringen fra Arkibas er det af og til nødvendigt at ændre samlingers eller materiales numre for at overholde Basis' principper og undgå dubletter - og så bliver de oprindelige numre skrevet som nummer-henvisninger.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Tal
Dette felt er kun tilgængeligt, når nummerserien indeholder unikke numre, og man kan I så fald kun skrive tal I feltet.
Se også Opslag
Vælg hvilken serie nummeret skal indgå i her - klik på + over feltet for at oprette en ny serie eller rette en af de eksisterende. Serierne går i flere typer: nogle er blot teksthenvisninger, nogle består af en fortekst plut et unikt nummer, og en enkelt sammenskrives af samlingens bogstav og nummer og materialetypebogstavet og et nummer.
Se også Tekst
Her skriver man nummeret præcis som man ønsker at se det, hvis der ikke er tale om en nummerserie med unikke numre - hvis der er er det, skal man skrive i nummerfeltet og se den samlede nummerhenvisning i dette felt, som er låst.
Se også Begivenheder
Post-henvisninger er altid tovejs, så når der oprettes en henvisning, oprettes henvisningen automatisk den anden vej.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Opslag
Her vises en beskrivelse af posten, når en er valgt. Man kan godt skrive i feltet, men det er en fejl: Vælg en post at henvise til ved at trykke på + over feltet.
Se også Opslag
Dette er en lukket liste, der angiver relationen mellem posterne.
Samlinger er fællesbetegnelsen for arkivfonde, museumssager, kunstnere, udstillinger og andre former for strukturerende principper, som materiale fra forskellige journaler kan holdes sammen I. Samlingstypen gør det let at holde de forskellige former for samlinger ude fra hinanden.
Se også Liste, Begivenheder
Her kan man tilføje de relevante begivenheder og egenskaber til den aktuelle samling. Det kan være begivenheder i den omhandlede person eller virksomheds liv, eller det kan være administrative begivenheder, såsom korrespondance og rapporter, hvornår og hvordan en sag er opstået. Og for udstillinger kan det være hvornår de er blevet vist.
DMI: Periode og yderligere dateringer, sted og registrantgruppe, nummerhenvisninger, forsikringer,litteratur-, fil- og posthenvisninger Korrespondance og rapporter er placeret som materiale, men prøv at overveje om ikke de rettelig burde være administrative poster. Det må anbefales at overveje nogle af deltagernes roller - hvad vil det sige at være sælger eller ejer af en samling, som jo blot er noget virtuelt, et organisationsprincip?
ARKIBAS: Sted, yderår, kategori, litteraturhenvisninger
Se også Notat
Dette felt er beregnet til oplysninger, der kun skal bruges internt på institutionen - det kommer ikke med på Internet.
DMI: Memo-felter. Hvis der er oplysninger, som konverteringsprogrammet ikke er sikker på at have forstået rigtigt, skrives det også her.
ARKIBAS: Overføres uændret. Hvis der er oplysninger, som konverteringsprogrammet ikke er sikker på at have forstået rigtigt, skrives det også her.
Se også Notat
Her er plads til endog meget lange beskrivelser af hvad samlingen består af.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Overføres uændret
Se også Ja / Nej
Et simpelt spørgsmål: Er denne samling kun til intern brug, så skriv Nej, ellers tages samlingen og alt dens indeholdte materiale med ved eksporten til Internet (Ja).
DMI: Findes ikke
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Tekst
Her skal man give samlingen et kort beskrivende navn. Der må gerne være dubletter, men det giver sikkert mindre forvirring, hvis man prøver at undgå dem.
Navnet vises sammen med samlingsnummeret i det vindue, hvor man vælger en samling at knytte materiale til, så også af den grund bør det være så dækkende og enestående som overhovedet muligt.
DMI: Overføres uændret
ARKIBAS: Findes ikke, så konverteringsprogrammet prøver at finde navnet i beskrivelsen. Det er langt fra perfekt, men ender forhåbentlig alligevel med mindre arbejde end hvis man selv skulle skrive det hele.
Se også Tal, Samlingstype
Samlingsnummeret består af et bogstav og et tal - så man kan holde de forskellige hovedgrupper af samlinger - blandt andet arkivfonde, kommunalarkiver, museumssager og udstillinger - ude fra hinanden og i videst muligt omfang lade samlinger beholde de numre, de havde i det gamle registreringsprogram.
Bogstavet skriver man ikke selv, det vælges automatisk når man vælger samlingstype, men tallet kan man selv rette. I skabelonen kan man vælge om det skal være Første ledige nummer eller Højeste nummer +1 samt angive et interval.
DMI: Overføres, hvis det er gyldigt, uden foranstillede nuller og tilføjes et M for samlingstypen Museumssager eller U for udstilling eller A for Arkivfond
ARKIBAS: Overføres uændret fra arkivfonde og kommunalarkiver. De øvrige registreringer konverteres til materiale.
Se også Opslag
Samlingstypen angiver om der er tale om en arkivfond, en museumssag, en udstilling eller noget helt syvende - og indenfor hver af disse hovedgrupper er der mulighed for yderligere et beskrivende niveau, såsom personarkiv, erhvervsarkiv, foreningsarkiv.
Skabelonerne til oprettelse af samlinger er knyttet til samlingstypen.
DMI: Findes ikke
ARKIBAS: Findes ikke
Se også Begivenheder
En stedsangivelse består af selve stedsangivelsen, en angivelse af hvad det er der stedfæstes og bemærkninger.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Søgefelt
Skriv stednavnet - eller blot en del af det - og tryk retur for at se om det allerede er defineret i stednavnelisten. Hvis det er, skifter feltets baggrundsfarve til hvid eller grøn. Hvis der er flere navne, der matcher det indtastede, vises de i en liste, hvorfra man kan vælge det rette sted. Hvis stedet ikke er defineret, åbnes vinduet Stednavne, hvor man kan tilføje nye stednavne og sørge for at placere dem rigtigt i hierarkiet. Dette vindue kan også åbnes ved at trykke på + over feltet.
Se også Opslag
Dette er en åben liste, der angiver stedets relation til den overordnede post. Klik på + over feltet for at redigere listen, eller vælg blot et element på listen. Hvis stedets art er Ukendt eller det samme som begivenhedens art, vises den ikke i standardvisningen af begivenheder.
Se også Begivenheder
Her kan man skrive enhver type tekst, der kan gives en passende overskrift (teksttype). Fordelen ved at gøre det her i stedet for I beskrivelsesfeltet er muligheden for at søge specifikt på tekst og teksttype.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Tekst
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive præcis hvad man har brug for
Se også Opslag
Dette er en åben liste, der angiver hvilken form for tekst der er tale om. I mange tilfælde vil det falde lettere blot at skrive disse tekster i den overordnede posts beskrivelsesfelt, men søgemæssigt kan det være smart at have oplysningerne lagt her, hvor det er muligt at søge på både teksttypen og selve teksten
Se også Begivenheder
Hvis den overordnede post omtales på en webside eller der på andem måde findes relevante oplysninger på en webside, kan det være rimeligt at oprette et link til siden. Bemærk dog at websiders adresser ofte ændres.
Se også Notat
Dette er et tekstfelt, hvor man kan skrive så meget man lyster - især de oplysninger, der ikke passer i nogen af de øvrige felter.
Se også Tekst
Dette behøver ikke være det navn, websiden har i virkeligheden, men kan være et beskrivende navn
Se også Tekst
Her skrives adressen på den webside, man ønsker at henvise til. Den kan almindeligvis hentes fra browserens adresselinje.
Se også Notat
Denne blok kan bruges til notater eller som mellemstation, når oplysninger skal kopieres fra en post til en anden. Notaterne gemmes, når programmet lukker, og indlæses igen når programmet startes næste gang.
Notesblokken er et af hovedvinduerne, som kan vises og skjules ved et klik i knappanelet - og tildeles en fast plads i vinduesopsætningen.
Filviseren er et af hovedvinduerne, som kan vises og skjules ved et klik i knappanelet - og tildeles en fast plads i vinduesopsætningen.
Af og til taster man noget forkert ind. Det kunne fx være at man kommer til at skrive de sidste to cifre af et årstal i stedet for alle fire cifre - eller simpelthen at man rammer de forkerte taster. Det kan Basis desværre ikke ændre på, men en lille hjælp er der dog at hente.
Sæt kryds ved Advar om datoer i fremtiden for at få Basis til at ændre baggrundsfarven på det felt, dateringen indtastes i, til orange, når den skrevne dato er senere end lige nu (der regnes ned til sekunder, selvom det jo nok især vil være fejl i årstal eller måneder, advarslerne kan fange). Det betyder ikke at det er umuligt at skrive fremtidige datoer - en udstillings datering kan fx sagtens være planlagt lagt ud i fremtiden -, blot at man får en lille visuel advarsel, så man ikke helt så let kommer at skrive fremtidige datoer ved en fejltagelse.
Sæt kryds ved Advar om datoer i fortiden og skriv dernæst hvilket årstal dateringen skal være før, for at den er så usandsynligt tidlig, at det er værd at advare om det. Standardindstillinger er 100, så man advaret om tocifrede årstal og negative årstal. Også her ændres baggrundsfarven i dateringsfeltet til orange, så man får et visuelt incitament til lige at tjekke dateringen endnu engang.
Dette vindue servicerer alle talfelterne ved at udføre den for mennesker meget besværlige opgave at finde frem til numre, der endnu ikke er benyttet. Vinduet vises, når man trykker Retur i et talfelt og det skrevne tal ikke er ledigt eller når man vælger Find gyldigt nummer i talfelternes højrekliksmenu.
Tallet i feltet Interval start angiver hvor Basis skal begynde at lede efter ledige numre og tallet i feltet Interval slut angiver hvor søgningen skal stoppe. Hvis Interval slut er 0, betyder det at der ikke er nogen overgrænse. Når du derpå klikker på knappen Søg, vises de første op til 50 gyldige numre i listen, og du kan vælge et af dem og trykke OK for at få det indsat i det aktuelle felt.
Dette vindue kan benyttes, hvis en post i Materiale-vinduet ikke er placeret i den rette journal. Proceduren er så simpel som den overhovedet kan være: Trælisten viser alle de eksisterende journaler - klik på et årstal for at se journalnumrene. Journaler, der er låst, vises ikke på listen, for dem kan man alligevel ikke tilføje nyt materiale til. Vælg derpå den journal, materialet ønskes flyttet til, og tryk OK. Basis sørger nu for at materialet med alle underordnede poster og tilknytninger flyttes til den ønskede journal.
I dette vindue kan man udføre flere forskellige funktioner.
Her skal man blot skrive nummeret på den post, man ønsker at gå til og trykke OK. Antallet af poster i det aktuelle udvalg fra den aktuelle tabel vises til højre for det, man skriver i.
Her skal man vælge et bogmærke i listen og trykke OK.
Med radioknapperne over listen kan man vælge, om man kun vil se sine egne bogmærker eller om man også vil se alle de øvrige medarbejderes.
Denne funktion er ikke tilgængelig, hvis ikke der er nogen bogmærker at vælge.
Opretter et bogmærke til den aktuelle post - eller omdøber et allerede eksisterende bogmærke til posten. Det er en god ide at vælge et beskrivende navn.
Denne knap er kun synlig, når man har valgt Gå til bogmærke og listen med bogmærker er synlig - og kun tilgængelig, når man har valgt et af ens egne bogmærker.
Hjælp er et af hovedvinduerne, som kan vises og skjules ved et klik i knappanelet - og tildeles en fast plads i vinduesopsætningen. På knappen i knappanelet er der en lille lampe, som man kan klikke på: Hvis den lyser, følger hjælpen med i hvad man foretager sig og viser hele tiden hjælp til lige netop det felt eller vindue, man aktuelt befinder sig i.
Hjælpen er et almindeligt HTML-dokument, som man kan navigere i på samme måde som i en Internet Explorer. Mest interessant i denne sammenhæng er to funktioner: Ctrl+B (i dansk udgave af Windows, Ctrl+F i engelsk Windows) giver mulighed for at søge på siden, og Slet Bagud (knappen ovenover Retur) flytter til det forrige sted, man befandt sig - altså typisk tilbage fra et fulgt link.
Hvis man vil udskrive hjælpen, kan det gøres ved at højreklikke i dokumentet og vælge Udskriv.
I dette vindue kan man foretage en række indstillinger af hvordan multimedia-filer (i første omgang kun billeder, men snart også lyd og video) tilknyttes registreringerne.
Billedarkivet er det sted, hvor Basis placerer de komprimerede arbejdskopier af billeder, der er tilknyttet registreringerne, så man altid kan se dem uden at skulle finde cd'erne med originalerne. Hvis man er flere brugere af programmet i et netværk, er det afgørende at billedarkivet placeres på et drev, som alle brugere har adgang til.
Man kan ikke skrive i dette felt, man er nødt til at klikke på plusset i højre hjørne over feltet og vælge placeringen i den filoversigt, der vises. Det sikrer at stien bliver skrevet på lige præcis den måde, Basis vil have den. Det er dog sjældent, man har brug for at ændre placeringen af billedarkivet, da indstillingen bliver gemt straks når man første gang åbner programmet. Men så kan man jo læse hvor det er, så man kan finde filerne i Stifinder eller en anden filoversigt.
Det har ikke den store betydning for andet end det visuelle velbehag, men her kan man altså vælge om billeder skal vises på hvid, grå eller sort baggrund. Indstillingen har også betydning for visningen af billeder i filviseren.
Når arbejdskopierne oprettes, bliver de automatisk skaleret til at være dette antal punkter i både højden og bredden. Hvis billedet er mindre på begge ledder, bliver størrelsen ikke ændret. Og proportionerne mellem højde og bredde ændres aldrig - ingen klemte billeder.
Det siger sig selv at større billeder fylder mere, men som regel ser de også bedre ud. Hvor stort et billede behøver at være for at vise alle de ønskede detaljer, varierer meget.
De komprimerede arbejdskopier bliver gemt som GIF, hvis originalerne er i 256 farver eller gråtoner eller mindre, og ellers som JPEG. GIF-formatet smider ikke noget kvalitet væk, så til dem er der ikke brug for yderligere indstillinger, men JPEG-formatet går ud på at beregne nogle formler, der er i stand til at gengive billedet - og dette kan gøres mere eller mindre omhyggeligt. 100 er den absolut bedste kvalitet, men det er der aldrig brug for - et sted i området 40-70 giver acceptabel billedkvalitet og stor pladsbesparelse.
Denne menu rummer blandt andet udskrivning og rapporter, afslut.
Lukker programmet. Hvis der er foretaget ændringer i nogle af posterne, som ikke er gemt, bliver de gemt.
TASTATUR: Ctrl+Q, Alt+F4
Når man tilføjer materiale eller ændrer dets materialetype, sørger programmet automatisk for at finde et unikt materialenummer, hvis skabelonen kræver det. Men hvis skabelonen på et tidspunkt ikke har krævet det, men nu gør, kan der forekomme dubletter i materialenumrene. Denne funktion udskriver en rapport over alle dubletter i alle materialetyper, hvor blot en enkelt skabelon kræver unikke materialenumre. Resten af arbejdet må menneskene gøre, dvs enten ændre materialenumrene så der ikke længere er dubletter eller ændre skabelonerne for en materialetype, så de ikke kræver unikke materialenumre.
Åbner et vindue, hvor man kan se alle de ændringer, der er foretaget, og gøre dem ugjorte. Dette er muligt, fordi programmet gemmer oplysninger om hvordan teksten så ud i hvert enkelt felt, inden den blev rettet - og ligeledes gemmer de slettede poster i et særligt system, så de kan gendannes.
Åbner et vindue med en liste med allerede definerede rapport-typer, samt knapper der giver adgang til at oprette nye typer rapporter eller slette og rette de eksisterende. En rapport tager altid udgangspunkt i en af de 8 hovedtabeller, men hvilken vælger man selv, ligesom man helt frit kan vælge hvilke felter fra hvilke tabeller, man vil have med i rapporten. Rapporter benytter altid de søgekriterier, der er aktive når rapporten udskrives, og kan enten udskrive en enkelt post med alle tilhørende poster fra andre tabeller eller alle de poster, der opfylder søgekriterierne.
TASTATUR: Ctrl+R
Denne menu rummer de funktioner, der har med hjælpen at gøre.
Denne menu rummer en lang række forskellige indstillinger. Nogle kan sættes direkte i menuen, andre åbner et vindue.
Kun en af undermenuens tre muligheder kan være afkrydset og dermed aktiv:
Den første mulighed indebærer at man skal bekræfte alle ændringer i databasen, altså både oprettelse af poster, ændring af oplysningerne i felterne og sletning af poster. Denne indstilling er standard og bør benyttes indtil man er fortrolig med programmet - men er nok lidt vel omstændelig i længden.
Den anden mulighed slækker lidt på sikkerheden, idet man kun skal sige god for sletning af poster, ikke for oprettelse og ændringer.
Den tredje mulighed bør kun bruges, når man virkelig er fortrolig med programmet, for den indebærer at man slet ikke bliver spurgt inden ændringerne gemmes. Det er klart det hurtigste, når man ved hvad man gør - men hvis man ikke ved det, kan man komme til at lave en masse ulykker uden at opdage det.
Denne kommando er kun tilgængelig for systemadministratorer. Den åbner det vindue hvor man kan tilføje nye medarbejdere, ændre deres rettigheder og - hvis det skulle være nødvendigt - nulstille deres kodeord, når de har glemt det.
Åbner et vindue, hvor man kan få se alle de eksisterende dispositionslister samt slette og rette dem eller oprette nye.
Dispositionslister er lister med oplysninger af en bestemt type, som man gerne vil skrive helt ens hver gang. Listerne kan opbygges hierarkisk (Museumsregistranten er et godt eksempel på hvordan det skal gøres) eller ligestillet (postdistrikterne). Basis leveres med en række færdige lister, som man ikke kan ændre på, men man kan selv oprette så mange man lyster.
Åbner et vindue hvor man kan ændre en række indstillinger, der har betydning for multimediebilagene, såsom hvor de lagres på harddisken, hvor hårdt de komprimeres og hvilken farve baggrund de vises på. Der er også adgang til dette vindue fra Filoversigten.
Kun en af undermenuens tre muligheder kan være afkrydset og dermed aktiv:
Advar om udelte drev indebærer at man ikke kan tilknytte multimediebilag fra drev på computeren, som ikke er delte og dermed tilgængelige for alle andre i netværket. Dette er standardindstillingen og man skal have gode grunde til ikke at bruge den.
Windows fungerer således, at drev skal være delte for at kunne tildeles en netværkssti af typen \\maskine\drev\sti\filnavn. Denne type stier har den store fordel, at de er ens for alle i netværket. For at kunne dele drev skal man have installeret et netkort og have slået Fil- og udskriftsdeling til.
Advar ikke, men lav netværkssti kan benyttes, når man almindeligvis arbejder i et netværk, men midlertidigt er afskåret fra at dele drev. Når denne indstilling er valgt, skriver programmet ikke hele den faktiske sti (med drevbostav) til en fil, men en falsk netværkssti efterfulgt af den del af stien der følger efter drevbogstavet, altså \\dummy\dummy\sti\filnavn. Det sikrer at folk ved andre computere er i stand til at finde filen på en cd i deres eget cd-drev.
Advar ikke, der er intet netværk er den rette indstilling at bruge, hvis man kun arbejder på en enkelt maskine, som ikke er tilsluttet noget netværk. Hvis der på nogen måde er udsigt til en forøgelse af medarbejderskaren, bør man dog prøve at slå Fil- og udskriftsdeling til, så man kan arbejde på delte drev og benytte netværksstier - ellers skal der foretages en hel del rettelser med deraf følgende muligheder for fejl, når maskinen sidenhen kobles op i et netværk.
Viser oplysningerne i hovedvinduerne med udgangspunkt i journaler, hvilket indebærer at man kun ser de samlinger, som er knyttet til den aktuelle journal eller det aktuelle materiale. Svarer til at trykke på knappen J i knappanelet.
TASTATUR: F11
Viser oplysningerne i hovedvinduerne med udgangspunkt i samlinger, hvilket indebærer at man kun ser det materiale, som er knyttet til den aktuelle samling, og kun den journal, som det aktuelle materiale tilhører. Svarer til at trykke på knappen S i knappanelet.
TASTATUR: F12
Hver af de 8 hovedvinduer kan sorteres efter et eller flere felter i den pågældende tabel eller i de øvrige tabeller. Prøv fx at sortere samlingerne efter navn og vælg at vinduernes indhold skal vises organiseret efter samlinger, så vil samtlige samlinger blive vist i alfabetisk rækkefølge.
Man kan kun sortere stigende, og det er ikke muligt at sortere efter felter med ubegrænset tekstmængde.
Som standard vises hovedvinduerne i hver sin pastelfarve. De forskellige farver gør det lettere at orientere sig, og pastelfarverne er lyse nok til at sort tekst er læselig. Det kan imidlertid ændres - enten til den almindelige grå farve i alle vinduer eller til lige præcis de farver, man selv måtte ønske.
Her findes adgangen til skabelonerne til journaler, materiale og samlinger.
Åbner et vindue, hvor man kan redigere sin journal-skabelon.
Åbner et vindue, hvor man kan redigere den aktuelle materiale-skabelon. Hvis man ønsker at redigere en anden skabelon, skal man klikke på + over Materialetype.
Åbner et vindue, hvor man kan redigere den aktuelle samlinger-skabelon. Hvis man ønsker at redigere en anden skabelon, skal man klikke på + over Samlingstype.
Denne menu svarer til at trykke på feltoverskriften over det aktuelle felt.
Denne kommando tilføjer alt det fremsøgte materiale til en samling. Den virker desværre ikke endnu.
Denne menu rummer nogle kommandoer til styring af vinduesopsætningen.
Hvis man har fået flyttet rundt på hovedvinduerne, kan man med denne kommando gendanne den valgte vinduesopsætning, dvs sørge for at det kun er de vinduer, der skal være det, som er åbne, og at de alle er placereret rigtigt på skærmen.
Her vises øverst tre kommandoer og nederst en liste med de definerede vinduesopsætninger. Klik på en af dem for at vælge den.
Gem gemmer den aktuelle opsætning af vinduerne i den aktuelt valgte vinduesopsætning - medmindre det er en system-vinduesopsætning, der ikke kan ændres.
Gem som gemmer den aktuelle opsætning af vinduerne under et nyt navn, som du angiver.
Slet sletter den aktuelle vinduesopsætning, hvis du har de nødvendige rettigheder til at slette den.
I dette afsnit af hjælpen vises beskrivelser af de typer felter, der benyttes i Basis. Hvert enkelt felt i tabelvinduerne har en henvisning til netop dette felts felttype.
Der er to former for lister i Basis, en der rummer begivenheder og deres egenskaber og en der kun rummer egenskaber. Den sidstnævnte type benyttes til materialets samlingstilknytninger og aktørernes kontaktadresser, og den førstnævnte bruges til alle begivenheder.
Lister sikrer at alle relevante oplysninger kan ses på en gang uden at fylde særlig meget på skærmen. Prisen for dette er at oplysningerne ikke kan redigeres direkte, men kun ved at åbne et nyt vindue. En allerede tilføjet oplysning kan man komme til at redigere ved at dobbeltklikke på den, men ellers er fremgangsmåden at højreklikke og vælge den ønskede kommando fra menuen. Menuen ser lidt forskellig ud alt efter hvilket punkt på listen man har markeret, når man højreklikker.
Dette er Microsofts betegnelse for den type felter, der kan rumme næsten uendelig meget tekst - angiveligt op til 2 milliarder tegn, hvis ellers computeren er i stand til at håndtere så store mængder data. Det er ikke muligt at sortere notat-felter.
Basis benytter Notat-felter til alle typer oplysninger, der ikke kan begrænses til Tekst-feltets 255 tegn. Det er altid muligt at lave linieskift i et Notat.
Felter i felter: Hvis der er et kolon på en linie, bliver ordet eller ordene frem til og med kolonnet skrevet med fed, så de kan fungere som overskrift. Dette gælder dog ikke hvis der er mere end 35 tegn mellem linieskiftet og kolonnet - så antager Basis at kolonnet har en anden funktion end at være overskrift.
Dispositionspunkter fungerer også som overskrifter, men åbner tillige for valg på en liste i træstruktur.
Opslagsfelter kan man ikke skrive direkte i, men kun vælge et punkt på en liste. Formålet med dette er for det første at sikre konsistens i registreringen. Hvis man simpelthen skrev teksten i stedet for at vælge den på en liste, ville man af og til lave slåfejl, og så ville en søgning ikke kunne finde alle de poster, den burde. For det andet er en del af opslagslisterne organiseret som træer, og så sørger Basis for at man ikke blot kan fremsøge poster med en given tekst, men også poster der er underordnet den angivne i træstrukturen. En søgning efter Københavns Amt vil således også finde poster med stedsangivelserne Søllerød Kommune eller Herlev Bygade, hvis der er sat kryds ved Medtag underordnede steder.
Stort set alle opslagslister kan redigeres ved at klikke på + i højre hjørne over feltet.
Søgefelter benyttes til opslag, der ikke blot kan vælges på en liste, fordi listen ville blive uoverskueligt lang eller fordi der er flere felter at søge i.
Søgningen foregår ved at skrive en tekst at lede efter og derpå trykke Retur for at udføre søgningen. Hvis søgningen kun finder en post, vises den straks i feltet - ofte formatteret med overskrifter og linieskift, fx en publikations forfatter og titel på hver sin linje. Hvis det ikke er den rette post, der blev fundet, må man sørge for at slette al den skrevne tekst, inden man skriver sit nye søgeord. Når der er mere end en mulighed, vises alle mulighederne i en liste, som man kan vælge fra - og når der slet ikke er nogen match, åbnes et vindue med den underliggende tabel, så man kan fortsætte søgningen dér.
Journaler.Journalår er et 16-bit heltal, der tillader værdier op til 32.767 - det må formodes at der er kommet en afløser til Basis inden vi får brug for højere årstal. Alle øvrige talfelter i Basis, som brugeren har adgang til at skrive i, er 32-bit heltal, der tillader værdier op til lidt over 2 milliarder. Negative tal er ikke tilladt.
Oplysningerne i alle talfelter skal kontrolleres, inden de kan gemmes i databasen. Når man skriver i et talfelt, skifter baggrundsfarven derfor til rød for at markere at tallet endnu ikke er kontrolleret. Man kan kontrollere tallet ved at trykke Retur - hvis tallet ikke giver dubletter, ændres baggrundsfarven til grøn (=ændret og OK), ellers vises vinduet Find gyldigt nummer, hvor man kan finde et gyldigt nummer indenfor et valgt interval. Dette vindue er også altid tilgængeligt via et punkt i talfelternes højrekliksmenu eller genvejstasten Ctrl+F ???.
I nogle talfelter vises tallet kombineret med et eller flere bogstaver og andre tal. I alle sådanne tilfælde er det kun det sidste tal, der kan redigeres i feltet. Hvis man ændrer de foranstillede tal eller bogstaver, ændres feltets indhold tilbage til det oprindelige.
Felttype med højst 255 tegn på en enkelt linie. Kan sorteres alfabetisk.