Basis er et nyt registreringsprogram til museer og arkiver. Det kombinerer de bedste træk fra Arkibas og DMI med nye, banebrydende ideer, der gør det lettere at indtaste registeringer, søge efter oplysninger og præsentere museernes og arkivernes samlinger på internet - med billeder og avancerede søgemuligheder. Målet er, at Basis skal være let at bruge, give optimalt overblik og være så fleksibelt, at man ikke fristes til at omgå systemet.
Historien
Basis er udviklet i samarbejde med Søllerød Museum, som ønskede et fælles registreringssystem til brug i det lokalhistoriske museum, det arkæologiske museum og det lokalhistoriske arkiv. Vi fandt frem til en ny overordnet struktur, der kunne tilgodese såvel museernes som arkivets behov, men fordi det kun var arkivet, der allerede registrerede elektronisk (i Arkibas og yderligere et par programmer), fik vi ikke fra starten gjort plads til alle de oplysninger, der findes i museers registreringer i DMI, men kun til de oplysninger, som findes i museers registreringer på papir. Den fejl er der først nu med frigivelsen af Basis 2 rådet bod på.
Basis 1 har været i brug på Søllerød Museum, især Byhistorisk Arkiv, siden 1999, og er undervejs blevet rettet og forbedret på en lang række punkter. Det er selvfølgelig ikke ensbetydende med at programmet nu er fejlfrit, men garanterer dog at det kører stabilt - alle de træk ved programmet, som medarbejderne på Byhistorisk Arkiv benytter i deres daglige arbejde, fungerer som de skal.
Dette gælder også eksporten af institutionens samlinger med alt deres materiale og tilknyttede billedfiler til en søgbar database på internet. Til at begynde med var det en besværlig opgave, der skulle udføres i et FTP-program, men eksportfunktionen er nu integreret i Basis, så man med et enkelt klik kan sikre sig, at også de sidste nye registreringer er tilgængelige for den brede offentlighed. Overførslen tager selvfølgelig lidt tid - selve databasen tager blot et par minutter, men hvis der er kommet mange nye billeder til siden sidste eksport, kan det tage tid at få dem overført. Søllerød Museums søgbare database findes på adressen http://www.sollerod.dk/musark/database/default.asp.
De to versioner
En helt central ide i Basis er, at der ikke skal udformes registreringsskemaer til hver enkelt form for materiale, sådan som både Arkibas og DMI har det, men at registratoren selv bestemmer hvilke typer oplysninger der er relevante for netop det materiale, han eller hun er ved at registrere lige nu. I Basis 1 sikres denne fleksibilitet ved at lade de vigtigste dele af registreringen foregå i store tekstfelter,som ikke blot kan rumme tekst, men også opslag fra lister. Det fungerer sådan set glimrende - og findes da også uændret i Basis 2 - men hvis det skal være muligt at søge effektivt i listeopslagene, skal man skrive koderne ind i teksten, og det ser lidt rodet ud.
I Basis 2 kan man derfor også tilføje sådanne oplysninger i klart afgrænsede underposter, som hver beskriver et enkelt træk ved materialet: Det kan være en stedsangivelse, som foruden selve stedet også indeholder en angivelse af stedes rolle, altså om det er brugsstedet eller fremstillingsstedet eller noget tredje. Det kan også være et mål, der samler oplysninger om hvad der måles (længde, bredde, vægt, osv), måleenheden og selve målet samt et omregnet metrisk mål. Det kan også være dateringer, kategorier, deltagere, medarbejdere eller blot tekst, samt henvisninger til andre poster i systemet, til filer eller websider, eller litteraturhenvisninger. Og sluttelig kan det være nummerhenvisninger, således at der altid er plads til at fastholde hvad der er skrevet på mærkater, på negativer eller i artikler eller hvor det nu måtte være. Det specielle ved disse egenskaber er, at de knyttes sammen i begivenheder, således at man fx kan knytte nogle personer til fremstillingen af materialet og andre til forskellige faser af dets brug. Man vælger selv hvor mange begivenheder, man ønsker at oprette, og hvilke og hvor mange egenskaber man vil tilføje til hver begivenhed. Begivenheder og egenskaber kan naturligvis også knyttes til samlinger og andre hovedposter, således at det fx er let og overskueligt at holde styr på hvor en person eller virksomhed har boet på forskellige tidspunkter. Det lyder egentlig ikke af så meget, når det sådan sammenfattes i et par sætninger, men sådan er det tit, når man har fundet den rigtige løsning: Man kan slet ikke forstå at man ikke så det straks, men måtte omvejen omkring diverse fejlslagne forsøg. Mens det ville gøre vold på strukturen i registreringer fra DMI at blive lagt ind i Basis 1, går det glat i Basis 2. Derfor kan Basis 1 kun importere fra Arkibas, mens Basis 2 kan importere fra både Arkibas og DMI. Når småfejlene i Basis 2 er blevet rettet, vil der også blive mulighed for at importere fra Basis 1, og til gengæld vil Basis 1 blive udfaset.
Du kan læse mere om Basis i hjælpen til Basis 1 og hjælpen til Basis 2 samt i artiklen "Et fælles registreringssystem til museer og arkiver", i Fortid & Nutid september 2003, side 205-17.